Steuerrecht Grundlegende Änderungen beim Arbeitszimmer bzw. Homeoffice ab 2023

Das Thema häusliches Arbeitszimmer bzw. Homeoffice beschäftigt die Steuerpflichtigen, Steuerberater und Finanzämter seit Jahren und hat seit der Corona-Pandemie nochmals an Bedeutung gewonnen. Der Gesetzgeber hat die steuerliche Geltendmachung des Homeoffice mit Wirkung ab dem 01.01.2023 neu geregelt.

In welchen Fällen kann zukünftig noch ein Arbeitszimmer im ursprünglichen Sinne steuerlich berücksichtigt werden?

1. Betriebsstättenähnlicher Raum

Sofern im häuslichen Arbeitszimmer beispielsweise regelmäßig  Kundenkontakt  stattfindet oder  fremde Arbeitnehmer  tätig werden, kann ein Ansatz der Kosten erfolgen.

2. Arbeitsmittelpunkt

Sofern das Arbeitszimmer den  Mittelpunkt der gesamten beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit  bildet, kann dieses steuerlich berücksichtigt werden. Es müssen alle wesentlichen Tätigkeiten von dort aus erledigt werden und es darf  kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung stehen. Dies ist tätigkeitsübergreifend zu verstehen. Es darf beispielsweise nicht nur eine eventuelle nebenberufliche Tätigkeit für sich gesehen werden. Sofern im Hauptberuf ein anderer Arbeitsplatz vorhanden ist, sind die Voraussetzungen nicht erfüllt.

In welchem Umfang können die Kosten in diesen Fällen berücksichtigt werden?

In den Fällen 1. und 2. können die anzuerkennenden Kosten für das Arbeitszimmer in vollem Umfang steuerlich geltend gemacht werden, sofern es  fast ausschließlich für die berufliche Tätigkeit genutzt  wird. Es besteht ab 2023 auch die Möglichkeit abweichend von der Ermittlung der tatsächlichen Kosten einen  pauschalen Abzug  vorzunehmen. Die Pauschale beträgt 105 € pro Monat, somit bis zu 1.260 € pro Jahr. Die Regelungen sind personenbezogen auszulegen, so dass beispielsweise bei Ehegatten oder Lebenspartnern die Pauschale von jedem Steuerpflichtigen geltend gemacht werden kann.

In welchen Fällen kann die sogenannte Homeoffice-Pauschale bzw. Tagespauschale geltend gemacht werden?

3. Homeoffice-Pauschale / Tagespauschale

Der Großteil der Sachverhalte im Bereich Arbeitszimmer bzw. Homeoffice wird weder unter Fallgruppe 1. noch Fallgruppe 2., sondern unter die sogenannte Homeoffice-Pauschale fallen. Hierfür ist es nicht notwendig, dass ein räumlich abgetrenntes Arbeitszimmer vorhanden ist. Eine Arbeitsecke oder die Tätigkeit am Küchentisch reichen aus.

Die Tagespauschale liegt ab 2023 bei 6 € pro Tag. Es können maximal 1.260 € in Abzug gebracht werden, somit also die Pauschale für 210 Tage.

Für die korrekte Einordnung ist zu klären, ob  dauerhaft ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Da hier eine gesetzliche Neudefinition vorliegt, wird es diesbezüglich sicherlich zu klärende Grenzfälle geben. Nach aktueller Auffassung dürfte dies erfüllt ist, wenn zu den üblichen Arbeitszeiten durchgängig ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Also beispielsweise ein Büroplatz am Sitz des Arbeitgebers oder ein angemieteter Poolarbeitsplatz. Wichtig ist auch die Formulierung „zur Verfügung“. Wird ein solcher Arbeitsplatz freiwillig nicht genutzt, steht er dennoch zur Verfügung.

Nach Würdigung dieser Thematik werden folgende 2 Fallgruppen unterschieden:

a) Dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung

Die Tagespauschale von 6 € kann in diesem Fall auch abgezogen werden, wenn an einem Tag nicht die gesamte Zeit über von zu Hause gearbeitet wird. Sollte beispielsweise vormittags aufgrund von Kundenterminen  außer Haus  gearbeitet und nachmittags im Homeoffice gearbeitet werden, kann die Pauschale abgezogen werden, sofern die Arbeit im Homeoffice  zeitlich überwiegt.

b) Dauerhaft ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung

In diesen Fällen darf für Tage an denen die  erste Tätigkeitsstätte  (dies ist regelmäßig der typische Arbeitsplatz vor Ort) aufgesucht wird,  keine Pauschale  geltend gemacht werden. Sollte beispielsweise vormittags an der ersten Tätigkeitsstätte gearbeitet und nachmittags im Homeoffice gearbeitet werden, kann die Pauschale  nicht  abgezogen werden. Es ist nicht möglich für den gleichen Tag die Entfernungspauschale und die Tagespauschale anzusetzen.

Die Kombination mit Tätigkeiten außer Haus, wie im Beispiel in Fallgruppe a) die Kundentermine, ist grundsätzlich möglich. Allerdings muss die Tätigkeit an solchen Tagen  zeitlich überwiegend von zu Hause aus  erbracht werden, um die Pauschale in Anspruch nehmen zu können.

Um in der Steuererklärung die Kosten bzw. Pauschalen korrekt geltend machen und bei Rückfragen des Finanzamts auch darstellen zu können, sollten betreffende Sachverhalte bereits  unterjährig dokumentiert werden. Ein Ansatz ist sowohl in Form von Werbungskosten als auch von Betriebsausgaben möglich.

Kann die Homeoffice-Pauschale den Arbeitnehmern vom Arbeitgeber steuerfrei ausgezahlt werden?

Eine steuerfreie Erstattung der Homeoffice-Pauschale an Arbeitnehmer die von zu Hause aus arbeiten, ist  nicht möglich.